…denn sie fressen wertvolle Arbeitszeit, bringen uns vom eigentlich Wichtigen ab, führen selten zu Ergebnissen, geben dem Profilierungsstreben Einzelner und subtil oder offen ausgetragenen Machtkämpfen unter Kollegen Raum usw. Die Liste der Gründe, aus denen man solche Besprechungen aus dem Berufsalltag am liebsten verbannen möchte, ist lang. Besonders für diejenigen, die dieser Form der internen Kommunikation im Unternehmen so oft ausgesetzt sind, dass sie zur Plage wird. Die Unzufriedenheit entzündet sich dabei grundsätzlich an drei Themen:
Zeitaufwand
Sind das zeitliche Ausmaß und der Abstand zum letzten Zusammentreffen inhaltlich begründet oder womöglich nur einer mehr oder weniger willkürlich vereinbarten Regelmäßigkeit geschuldet? In ein erneutes Treffen zu gehen, weil dies eben so angesetzt ist, ohne dass dazu jedoch tatsächlich eine Notwendigkeit besteht, z.B. weil wichtige Projektschritte erledigt sind oder anstehen, hat nicht viel Sinn und endet oft damit, dass die Themen des letzten Termins einfach rekapituliert werden. Schlimmer noch sind Veranstaltungen, auf denen es nur darum geht, Präsenz zu zeigen und die Zeit abzusitzen. Da ist es kein Wunder, wenn man irgendwann zum pauschalen „Meetinghasser“ wird.
Persönliche Relevanz
Je nachdem, wer das Treffen initiiert hat und mit welcher Absicht, werden die zu besprechenden Themen oft als unterschiedlich „wichtig“ wahrgenommen. Während der eine dankbar für die Gelegenheit ist, seine vermeintlich genialen Ideen zu verbreiten und mit den Kollegen zu diskutieren, hätte so mancher von diesen aus eigener Sicht gerade so viel Wichtigeres und gefühlt „Besseres“ zu tun. Er bringt eine negative Grundhaltung mit, fährt seine Aufmerksamkeit nach kurzer Zeit herunter und versucht, sich schon während der Besprechung mit anderem zu beschäftigen. Oder er trägt aktiv dazu bei, sie wenigstens zum netten Kaffeekränzchen umzugestalten, was auch ganz und gar nicht im Sinne des Erfinders ist.
Effektivität
Für manche Ziele scheint sich die Kommunikation am runden Tisch einfach am besten zu eignen: Präsentation von Neuigkeiten und Veränderungen, Diskussion, Austausch und Relativierung von Standpunkten und Sichtweisen, Transparenz und Überblick herzustellen über den Status von Projekten und die Arbeit einzelner Abteilungen oder des Managements, Ziele und Leitbilder zu definieren etc. .
Doch je weiter die im Gesprächstermin behandelten Inhalte von der erlebten Arbeitsrealität der Teilnehmer entfernt und je weniger konkret umsetzbare Ergebnisse und „next Steps“ daraus resultieren, desto höher ist die Gefahr, dass solche Zusammenkünfte als von den Beteiligten als sinnlos und zeitraubend empfunden werden. Konkrete Anlässe und Zielsetzungen, die schon vorab kommuniziert werden, sind hier oft erfolgversprechender als Titel, die alles und nichts bedeuten können.
Ein aktuelles Beispiel: Gerade zu Anfang des Geschäftsjahres sind ganztägige “Strategiemeetings“ beliebt, in denen die Geschäftsführung oder einzelne Teams ihre Pläne demonstrieren. Damit der Effekt solcher Veranstaltungen nicht verpufft (nach dem Motto: Es wurde besprochen…und jetzt schaut was ihr daraus macht) sollten hier aber nicht nur hehre Ziele definiert werden. Denn gerade für diejenigen, die Veränderungen an vorderster Front umsetzen sollen, darf, was das Management hier vorschlägt, im Nachgang kein heimlich belächeltes „blabla“ bleiben.
Und auch wenn Ratgeberartikel dies suggerieren: Effektiver werden solche Meetings eigentlich weniger davon, dass explizit mit oder ohne Powerpoint oder mit der neuesten Softwarelösung für Konferenzen gearbeitet wird und auch nicht davon, dass die Agenda eine bestimmte Form (stichpunktartig oder ausführlich) hat (Hauptsache es gibt eine!). Und es kommt letztendlich auch nicht darauf an, ob man sich nun tatsächlich am runden Tisch oder über ein hochauflösendes Videokonferenzsystem trifft. Führungskräfte und Moderatoren müssen sich stattdessen primär Gedanken machen, wie sie es schaffen können, das Engagement der Mitarbeiter für die im Meeting präsentierten Vorhaben von vornherein zu wecken und fördern, gemäß der Kernfrage: Wie wird aus meinem „unser aller“ Thema? Medien oder bestimmte Programme können hier allenfalls unterstützend wirken.
Betrachtet man die drei genannten „Motivationskiller“ stellen sich die Fragen: Wie lassen sich nachvollziehbare (und nicht zu häufige!) Anlässe und eine Atmosphäre des Austauschs schaffen, in der jeder Einzelne sich in der Verantwortung sieht, aktiv dabei zu sein und seine Zeit bereitwillig investiert? Was ist Sinn und Zweck eines Termins und ist dieser klar kommuniziert? Sind die Agenda und die darin ggf. enthaltenen Vorträge so gestaltet, dass sie auch unterschiedliche Prioritäten und Interessen der Teilnehmer ansprechen? Sind überhaupt die richtigen Personen eingeladen (Weniger ist manchmal mehr!)? Hatten die Teilnehmer Gelegenheit, sich schon im Vorfeld einen Überblick über das besprochene Thema zu verschaffen bzw. sich auf eine bestimmte Fragestellung einzulassen und vorzubereiten? Und noch wichtiger: Ist ihnen deutlich geworden, aus welchem, sie ganz persönlich betreffenden Grund sie das tun sollten?
Tatsächlich „ankommen“ werden die „Messages“ z.B. des jährlichen Strategiemeetings am besten, wenn von vornherein eine kooperative, workshopartige statt autoritäre Atmosphäre herrscht – und Mitarbeiter diese idealerweise auch als gängige Kultur im Unternehmen kennen. Dann kann ganz offen diskutiert werden: Ist die Umsetzung der aufgestellten Ziele realistisch? Gibt es Widerstände und warum? (Wie) können sich die Beteiligten dafür motivieren? Und es können bereits konkrete nächste Handlungsschritte festgelegt und Aufgaben verteilt werden: Wer kann und wird was wie in welchem Zeitraum angehen und tun und welche Ressourcen stehen zur Verfügung?
Nach der Diskussion um die Abschaffung von Emails und der von yahoo ausgelösten Polemik um das Thema Home Office will so mancher nun auch das ganz normale Meeting einfach „wegschmeißen“, eben weil er dessen Scheitern zu oft erlebt hat. Und weil er glaubt, dass diese Form der Kommunikation längst überholt sei und andere sie ersetzen könnten. Einfacher und möglicherweise gewinnbringender wäre aber doch – wie bei den beiden anderen Themen auch – zuerst einmal zu probieren, ob ein bedachtsamerer und professionellerer Umgang positive Effekte bringt. Das ist auf jeden Fall ein guter Vorsatz für 2014!
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