Schriftliche Bewerbungen werden immer seltener – nicht nur zur Einsparung von Kosten für die Bewerbungsmappe oder die Portokosten. Die digitale Bewerbung erscheint auch umweltfreundlicher, da man alle Unterlagen nicht mehrfach ausdrucken und versenden muss. Aber vor allem verringern Online-Bewerbungen den Aufwand für Unternehmen.
So weisen die meisten Unternehmen mittlerweile darauf hin, dass Bewerbungen via Online-Formular oder E-Mail zu erfolgen haben. Wer trotzdem eine schriftliche Bewerbung verschickt, muss zwar nicht automatisch mit einer Absage rechnen – sticht dadurch aber auch nicht positiv heraus. (Natürlich ist das aber auch davon abhängig, ob wirklich ausdrücklich nur eine digitale Bewerbung erwünscht ist und um welche Branche etc. es sich handelt)
Nun bringen die unterschiedlichen Online-Bewerbungsmethoden aber auch einige Sonderregeln mit sich und verursachen somit bei den meisten Bewerbern Unsicherheit.
Wir möchten Ihnen einige Tipps geben, die Ihnen die Online-Bewerbung erleichtern sollen:
– Die wichtigste Regel: Qualität statt Quantität. Das gilt auch bei Online-Bewerbungen. Lassen Sie sich nicht davon verführen Massenbewerbungen via Copy & Paste zu verschicken. Dies bringt Ihnen nur in den seltensten Fällen positive Resonanz. Informieren Sie sich eingehend mit dem Unternehmen – egal in welcher Form Sie sich bewerben. Können Sie heraus lesen worauf das Unternehmen speziellen Wert legt? Was hebt dieses Unternehmen von seinem Wettbewerb ab? Wie können Sie formulieren, dass Sie das Business des Unternehmens verstanden haben? Machen Sie sich Gedanken, warum Sie zu diesem Unternehmen möchten und formulieren Sie dies im Anschreiben. Je mehr das Anschreiben an das Unternehmen und die offene Stelle angepasst ist, desto mehr haben Sie die Chance sich von Ihren Mitbewerbern abzuheben.
– Seriöse E-Mail-Adressen sind dringend notwendig. Sollten Sie keine E-Mail-Adresse ohne Spitzname, Kosename oder sonstige Fantasiebegriffe haben, dann legen Sie sich für die Bewerbungen einfach eine kostenlose an (z.B. mmuster@web.de oder mmuster.musterstadt@googlemail.com) – denn E-Mail-Adressen wie schnucki82@gmx.de oder superman11@web.de sind peinlich und unprofessionell…
– Eindeutiger Betreff: Egal ob in E-Mail- oder Formular-Bewerbungen. Wenn Sie einen Betreff formulieren müssen, achten Sie immer darauf, dass der Grund Ihres Schreibens also der Begriff „Bewerbung“ darin auftaucht, sowie für welche Stelle und ggf. Kennziffer einer Ausschreibung Sie sich bewerben. Machen Sie es den Personalern nicht kompliziert.
Beispiel-Betreff: Bewerbung als Außendienstmitarbeiter/in für den Hersteller Partnervertrieb, Region West (Kennziffer 12345)
– Allgegenwärtig: Kontaktdaten. Sorgen Sie dafür, dass an allen wichtigen Stellen Ihre Kontaktdaten stehen. Es werden oft für die weitere Auswahl favorisierte Bewerbungen ausgedruckt, um nicht zu verschwenderisch zu sein aber meist nur die aussagekräftigsten Inhalte. (Anschreiben, Lebenslauf) Achten Sie also darauf, dass sowohl im Anschreiben als auch im Lebenslauf Ihre Kontaktdaten enthalten sind. Es empfiehlt sich bei E-Mail-Bewerbungen diese auch im E-Mail-Text zu schreiben.
– Anschreiben im E-Mail-Text oder als Datei? Bei E-Mail-Bewerbungen kann im Gegensatz zu Formularen die Frage enstehen, wo man das Anschreiben platzieren soll. Direkt im E-Mail-Textfeld oder auch als angehängte Datei? Wir raten als einzeln angehängte Datei, da hier sonst die Kontrolle über die Darstellung verloren geht – je nach E-Mail-Programm, Betriebssystem und Voreinstellungen des Empfängers werden die E-Mail-Texte unterschiedlich dargestellt. Für das Textfeld empfehlen wir einfach einen höflichen kurzen Satz mit Kontaktadresse zu platzieren wie z.B. „[…] anbei erhalten Sie meine Bewerbungsunterlagen für die ausgeschriebene Stelle als XY. […]“
– Digital wie analog: Inhaltlich gibt es keine Unterschiede. Behandeln Sie Online-Bewerbungen nicht anders als schriftliche. Es sind genauso ein Anschreiben, Lebenslauf und die dazu wichtigsten Dokumente anzuhängen – auch wenn Sie sich per Formular bewerben können. Ein Referenzportfolio oder die sogenannte „Dritte Seite“ (optionale Bonusseite, um sich durch kreativ und optisch ansprechend dargestellte Argumente, Motivationskundgaben o.Ä. von den Mitbewerbern abzuheben) können natürlich auch mitgeschickt werden.
– Auch beim Bewerbungsfoto gelten die gleichen Regeln wie sonst. Seit 2006 verzichten deutsche Unternehmen durch das „Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz“ (AGG) auf Lichtbilder als Anforderung. Wenn Sie trotzdem ein Bild mitschicken möchten, lassen Sie sich nicht von der modernen und einfachen Art der Bewerbung dazu verleiten den Aufwand und dadurch die Qualität der Bewerbung zu senken. Verwenden Sie auf keinen Fall Schnappschüsse oder Profilbilder, die Sie vielleicht bei Facebook und Co. gerne einsetzen. Gehen Sie auch für Online-Bewerbungen in ein professionelles Fotostudio und lassen Sie sich in seriöser Kleidung ablichten. Die Studios bieten die Bilder auch digital auf einer CD/DVD zur Nutzung an.
– Achtung: Kompatible Dokumente dank PDF. Oft versenden Bewerber ihre Bewerbungsanschreiben oder Lebensläufe als „offene“ Dateien aus ihrem Textverarbeitungsprogramm. (z.B. Datei.doc, Datei.docx oder Datei.odt etc.)
Der Empfänger kann zum einen einfach Ihre Dokumente ändern aber viel schlimmer und auch häufig vorkommend ist, dass offene Dateien nicht mit jedem Computer bzw. Betriebssystem kompatibel sind. Es kommt oft vor, dass solche Bewerbungsdokumente beim Öffnen „zerschossen“ und unschön angezeigt oder gar wichtige Teile nicht dargestellt werden. Ganz einfach weil der Personaler ein anderes Programm oder Betriebssystem oder manchmal auch einfach nur eine andere Programmversion hat, die Ihre Dateien nur umwandeln können und somit eine hohe Gefahr an falscher/fehlerhafter Darstellung entsteht. Darum empfehlen wir ausdrücklich alle Dateien als PDF zu versenden. PDF ist ein Dateiformat, dessen Darstellung unabhängig von der Art des Computers, Betriebssystem oder Programm ist. Jedes Textverarbeitungsprogramm bietet diese Option des Speicherns an. Entweder finden Sie diese Option direkt unter „Datei“, oder Sie können PDF als Dateityp bei „Speichern unter…“ auswählen oder aber in den Druckoptionen. Weitere Informationen finden Sie in Ihrem Programm unter „Hilfe“ oder bei den gängigen Suchmaschinen.
– Dokumente eindeutig und kompatibel benennen. Auch bei Dokumentennamen kann es Probleme mit der Kompatibilität geben und die wenigsten Personaler haben Lust, die Dokumente umzubenennen. Achten Sie darum darauf, keine Leerzeichen (Mein Lebenslauf.pdf) zu verwenden, sondern „Unterstriche“ als Ersatz (Mein_Lebenslauf.pdf).
Zudem raten wir bei jeder Datei Ihren Namen hinzuzufügen, damit sie möglichst einfach sortiert und gefunden werden können. (Anschreiben_Name_Vorname.pdf, Lebenslauf_Name_Vorname.pdf, …). Außerdem wirkt es strukturiert und durchdacht, wenn Sie die Dateien in ihrer gewollten Reihenfolge benennen.
Also: 01_Anschreiben_Name_Vorname.pdf, 02_Lebenslauf_Name_Vorname.pdf, …)
Wenn Sie im Hinterkopf behalten, dass Sie Online-Bewerbungen im Prinzip wie schriftliche Bewerbungen zu behandeln haben und die Regeln dafür sowie die kleinen Besonderheiten bei Online-Bewerbungen befolgen, haben Sie eigentlich keinen Grund sich unsicher zu sein! Legen Sie viel Wert auf Qualität, Struktur und individuelles Eingehen auf das Unternehmen – denn so fallen Sie auch ohne besondere Bewerbungsmappe positiv auf.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg!
